Порядок уничтожения или списания документов
Один раз в год, в период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа документов, состоящих на хранении, они подвергают проверке. С этой целью формируется комиссия в составе председателя и двух-четырех членов.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для уничтожения документы. Помните!
- Только после передачи документов в архив предприятия (организации) разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
- Запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если истек срок хранения.
- Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин в присутствии не менее чем двух работников организации.
В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание.
На основании письменного распоряжения руководителя предприятия комиссия:
- осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;
- вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для приложений к нему, гриф документа);
- сосредоточивает отобранные для уничтожения документы в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или отдельной его секции);
- по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и после доклада руководителю кадровой службы передает документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки).
Члены комиссии, присутствующие при уничтожении документов, фиксируют уничтожение каждого из них. Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении. На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт, в котором последовательно перечисляют списанные документы.
