Особенности принятия управленческого решения в таможенных органах

Принятие управленческих решений – отдельная управленческая функция. Управленческое решение – это директивный фиксированный акт субъекта управления, организующий, направляющий, координирующий и стимулирующий совместные действия должностных лиц таможенных органов для достижения поставленной цели. В решении формируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматриваются ограничения в их поведении, определяются необходимые ресурсы.

Качество, обоснованность решений и планов в значительной степени определяют конечные результаты управления. Управленческие решения принято классифицировать по различным признакам (рис. 1.3). Однако определяющим моментом являются условия, в которых принимается решение. Обычно решения принимаются в условиях определенности и неопределенности (риска). Условия определенности, как правило, предопределяют принятие так называемых стандартных решений, условия неопределенности – нестандартных решений (новаторские, инновационные).

Стандартными являются решения с фиксированным набором альтернатив действий, структурой самого решения и процедурой его принятия. Они ориен-тированы на изменение отдельных количественных или качественных парамет-ров сложившейся ситуации. Решения могут приниматься довольно быстро, без специальной подготовки (к примеру, приказы о приеме и увольнении кадров и др.). Отсутствие инициативных решений характеризует догматический стиль руководителя к своим обязанностям, а большое количество ситуационных решений свидетельствует о неустойчивости функционирования объекта и субъекта управления, вызванной недостатками управления.

При разработке управленческих решений используются различные методы, основными из которых в таможенных органах являются: интуитивные; основанные на суждениях (адаптивные) и рациональные. Интуитивные решения основываются на собственном ощущении руководителя, что их выбор правилен. Решение принимается как бы без участия сознания (рассуждений), практически мгновенно. Сознательная часть этого процесса перешла на уровень бессознательного и скрыта от непосредственного самонаблюдения. Решения, основанные на суждениях, во многом сходны с интуитивными, поскольку их логика может слабо просматриваться. Но все же в их основе лежат явные рассуждения и осмысленные, в отличие от предыдущего случая, знания и опыт руководителя, его подчиненных и других руководителей.

Рациональные решения основаны на методах, важнейшими из которых являются экспертное, физическое и экономико-математическое моделирование. Управленческое решение – это основа управления. Отсюда постоянно растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности. Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации. Оптимальность решения достигается применением при его принятии соответствующих методов. Решения должны быть конкретными и гибкими.

Последовательность принятия решения (процесс) может быть представлена в виде схемы (рис. 1.4). Выявить и проанализировать проблему. Вовремя выявить проблему – это значит, на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвешивать значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты.

При подготовке решения, прежде всего, необходимо. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение которых надо браться в первую очередь, затем производится их ранжирование и выбор стратегического направления их решения, после чего сформировать цели. Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате: получения решения вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения которого требуется применить частное, более конкретное решение на своем уровне; поступления от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела; постановки объектом управления конкретных практических вопросов и проблем.

Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям (по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам реализации таможенного дела, по материальным ресурсам, кадрам и др.). Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) в разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов.

Выбор наилучшего варианта и принятие решения проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией. К числу наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы и др. Для выбора окончательного варианта необходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии.

Воля субъекта управления помогает побороть нерешительность и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие. Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел. В таможенных органах распространено письменное санкционирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произвольно составленных документов, наложение резолюций на различных материалах, а также устное доведение указаний, распоряжений и др. Одним из видов управленческого решения является программа (документ долгосрочного и среднесрочного планирования).

Кроме того, оно соответствует установившимся календарным циклам функционирования таможенных органов – долгосрочное (от 5 и более лет), среднесрочное (от 1 года до 5 лет) и текущее (до одного года). В зависимости от направления и решаемых задач организационные планы подразделяются на перспективные и рабочие. Перспективное планирование – наиболее сложный вид планирования, требующий научных знаний и опыта руководства. Перспективное планирование связано с разработкой планов, срок действия которых превышает календарный год, то есть включает долгосрочное и среднесрочное планирование.

Рабочее планирование охватывает все уровни управления и направления работы. Посредством разработки рабочих планов последовательно и целенаправленно обеспечивается выполнение задач, предусмотренных перспективными планами. Сами по себе управленческие решения и планы еще не свидетельствуют о том, что они будут реализованы. Для этого нужны соответствующие условия, которые создает общая функция управления «организация». Эта функция управления реализуется посредством выполнения таких операций (управленческих работ), как постановка задач исполнителям; их подготовка, включающая все формы обучения; организация взаимодействия; организация всестороннего обеспечения управленческих решений (планов) путем расстановки и маневра силами и средствами и др.

В условиях, когда появляются выявленные в ходе контроля отклонения от параметров, заложенных в управленческом решении или плане, а также при изменении цели субъектом управления, – появляется необходимость внести коррективы в управленческую деятельность.

Организация процесса принятия управленческих решений является важнейшим фактором в обеспечении единства системы управления. Она позволяет компенсировать определенные недостатки в реализации других компонентов управления таможенными органами, оценить и способствовать реализации основных путей совершенствования управления. Таким образом, процесс принятия управленческих решений – это деятельность всех уровней управления по достижению целей управления. Будучи важнейшей стадией управления, процесс принятия управленческих решений является циклическим и повторяющимся.

Общее руководство таможенным делом осуществляет Правительство (Министерство финансов) Российской Федерации. Применительно к таможенному делу термин «общее руководство» включает в себя выбор стратегии и тактики осуществления таможенного дела, определение его основных направлений, конкретных составных частей, координацию и контроль их развития, акцентирование внимания на тех или иных сторонах и участках таможенной деятельности, имеющих значение для экономического суверенитета и экономической безопасности России.

Центральным органом, осуществляющим непосредственное руководство таможенным делом в Российской Федерации, является федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области таможенного дела, – Федеральная таможенная служба. Региональные таможенные управления (РТУ) Российской Федерации являются промежуточным звеном между этим органом и таможнями. Таможни непосредственно реализуют основную часть задач таможенного дела в зоне своей ответственности и управляют деятельностью подведомственных таможенных постов.

Таким образом, все функции управления разделяются на общие, отражающие стадии процесса управления, и специфические – функции управления конкретными видами служебной деятельности таможенных органов. Общие функции управления раскрывают сущность управления, они универсальны, т.к. характеризуют процесс управления любым объектом. К общим функциям управления относятся: анализ и прогнозирование, планирование, организация, регулирование, учет и контроль. К специфическими функциями управления в таможенных органах относятся функции управления таможенной, финансово-экономической, социальной и административно-хозяйственной деятельностью.

Процесс управления – это деятельность органов и аппаратов управления, направленная на достижение целей таможенных органов путем реализации определенных функций с использованием соответствующих методов и принципов управления. Принятие управленческих решений – отдельная управленческая функция. Управленческое решение – это директивный фиксированный акт субъекта управления, организующий, направляющий, координирующий и стимулирующий совместные действия должностных лиц таможенных органов для достижения поставленной цели.

В решении формируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматриваются ограничения в их поведении, определяются необходимые ресурсы. Управленческое решение, таким образом, содержит цель и программу действий для управляемой подсистемы (для объекта). Процесс управления таможенными органами отличается специфическим содержанием, в котором выделяются аспекты: методологический, функциональный, экономический, организационный, социальный и информационный.