Организация совещания
На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т. п.).
При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации:
- 1) на служебные совещания тратится от 25 до 30 % рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым;
- 2) на совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;
- 3) вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;
- 4) основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;
- 5) эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;
- 6) следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;
- 7) за решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;
- 8) каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;
- 9) необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.
Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия непришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей.
Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.
